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KI-Assistenten im Griff: Der 30-Minuten-Freigabecheck
Welche KI-Assistenten laufen, welche Daten sehen sie, was dürfen sie – und wer hat das freigegeben? Mit der Excel-Vorlage entsteht in 30 Minuten ein belastbarer Ist-Stand mit Verantwortung, Grenzen und nächsten Schritten.
KI-Assistenten im Griff: Der 30-Minuten-Freigabecheck
Welche KI-Assistenten laufen, welche Daten sehen sie, was dürfen sie – und wer hat das freigegeben? Mit der Excel-Vorlage entsteht in 30 Minuten ein belastbarer Ist-Stand mit Verantwortung, Grenzen und nächsten Schritten.
Die Frage, die eine Führungskraft beantworten können muss, ist simpel: Welche KI-Assistenten sind heute im Einsatz – und was dürfen sie tatsächlich?
Eine Liste mit Name, Zweck und Status reicht dafür nicht. Sie sagt nicht, welche Daten ein Assistent sieht, ob er in Systeme schreiben darf, ob ein Mensch vor einer Wirkung prüft oder wer die Nutzung konkret freigegeben hat.
Genau diese Lücke schließt die Vorlage.
Freigabecheck-Vorlage herunterladen (Excel)
Was die Datei wirklich leistet
Die Excel-Datei ist nicht nur ein Inventar. Sie ist ein kleines Arbeitswerkzeug für die Entscheidung: freigeben, kontrolliert testen, prüfen oder stoppen.
Sie enthält:
eine Startseite mit Übersicht: Wie viele Assistenten sind erfasst, freigegeben, zu prüfen oder gestoppt?
eine Freigabe-Liste mit Owner, Datenklasse, externer Datenübertragung, Systemrechten, Wirkung, menschlicher Prüfung und Freigabestatus,
Dropdowns und automatische Hinweise, damit offene Punkte sichtbar werden,
Beispiele, an denen man sofort sieht, wie eine saubere Zeile aussieht,
klare Kriterien, damit IT und Fachbereich dieselben Fragen beantworten.
Erfasst wird jede KI, die im Arbeitsablauf tatsächlich benutzt wird – egal ob sie zentral beschafft wurde, in einer Fachanwendung steckt oder als eigener Assistent gebaut wurde.
So entsteht der Ist-Stand in 30 Minuten
0–10 Minuten: Was läuft wirklich?
IT und Fachbereich tragen nur Systeme ein, die heute tatsächlich benutzt werden. Für jeden Assistenten reichen zunächst vier Angaben: Name, Zweck, Fachbereich und verantwortliche Person (Owner).
Fehlt der Owner, fehlt die Verantwortung. Die Vorlage markiert das entsprechend.
10–20 Minuten: Was darf das System?
Jetzt werden die Fragen beantwortet, die für eine Freigabe entscheidend sind:
Welche Daten verarbeitet der Assistent?
Werden Daten an einen externen Anbieter übertragen?
Darf er nur Text vorschlagen, Daten lesen, schreiben oder selbst Aktionen auslösen?
Kann sein Ergebnis Menschen oder Geschäftsabläufe direkt beeinflussen?
Prüft ein Mensch, bevor etwas nach außen oder in ein System wirkt?
Wurde geprüft, ob Transparenz oder Kennzeichnung erforderlich ist?
Das ist der Unterschied zwischen „wir nutzen KI“ und einem belastbaren Ist-Stand.
20–30 Minuten: Eine Entscheidung pro Zeile
Am Ende bekommt jeder Assistent genau einen Status:
Freigegeben: Zweck, Owner, Daten, Rechte und Kontrolle sind geklärt; Freigebende Person und Prüftermin sind dokumentiert.
Pilot: kontrollierter Test mit klarer Begrenzung und menschlicher Prüfung.
Prüfen: mindestens ein wesentlicher Punkt ist noch unklar – zum Beispiel Datenübertragung, Rechte oder menschliche Kontrolle.
Stopp: die Nutzung ist nicht freigegeben oder soll bis zur Klärung nicht weiterlaufen.
Zu offenen Punkten gehören eine konkrete Maßnahme und eine Frist. Damit wird aus der Liste eine Arbeitsgrundlage statt einer Ablage.
Die wichtigste Regel
Kein neuer KI-Assistent ohne eine Zeile in der Liste.
Das bedeutet nicht, dass jede Nutzung durch ein großes Freigabeprojekt muss. Es bedeutet nur: Wer ein neues System produktiv einsetzt, muss sichtbar machen, wofür es genutzt wird, welche Grenzen gelten und wer verantwortlich ist.
Die automatische Ampel in der Datei ist dabei bewusst nur eine Arbeitshilfe. Sie ersetzt keine Datenschutz-, Informationssicherheits- oder Rechtsprüfung.
Warum das gerade jetzt sinnvoll ist
Das NIST AI Risk Management Framework empfiehlt ausdrücklich, KI-Systeme organisationsweit zu inventarisieren und Verantwortlichkeiten für dieses Inventar festzulegen. Ein vollständiger Bestand schafft erst die Grundlage, um Fragen zu einzelnen Systemen und zum gesamten KI-Einsatz zuverlässig beantworten zu können.
In der EU gelten außerdem seit 2. August 2026 die Transparenzpflichten aus Artikel 50 des AI Act für bestimmte KI-Systeme, darunter bestimmte interaktive und generative Anwendungen. Das heißt nicht, dass für jeden Assistenten dieselbe Pflicht gilt. Aber ohne Übersicht lässt sich nicht sauber prüfen, welches System überhaupt unter welche Anforderung fällt.
Was nach 30 Minuten vorliegen soll
Nicht ein Konzeptpapier. Eine belastbare Liste:
Welche KI-Assistenten sind im Einsatz?
Wer ist verantwortlich?
Welche Daten und Rechte haben sie?
Wo ist menschliche Kontrolle eingebaut?
Was ist freigegeben, was muss geprüft werden, was ist gestoppt?
Wer erledigt den nächsten offenen Punkt – und bis wann?
Genau dafür ist die Vorlage gebaut.
Freigabecheck als Excel herunterladen
Zum Hintergrund: Viele KI-Assistenten – aber niemand weiß, wer sie freigegeben hat.
Entscheidend ist nicht, wie viele KI-Assistenten ein Unternehmen hat, sondern ob klar ist, was sie dürfen und wer verantwortlich ist. Die Excel-Vorlage erfasst Owner, Daten, Rechte, Wirkung und menschliche Kontrolle. In 30 Minuten entsteht daraus ein Ist-Stand mit Freigegeben, Pilot, Prüfen oder Stopp sowie konkreten nächsten Maßnahmen.
Die Frage, die eine Führungskraft beantworten können muss, ist simpel: Welche KI-Assistenten sind heute im Einsatz – und was dürfen sie tatsächlich?
Eine Liste mit Name, Zweck und Status reicht dafür nicht. Sie sagt nicht, welche Daten ein Assistent sieht, ob er in Systeme schreiben darf, ob ein Mensch vor einer Wirkung prüft oder wer die Nutzung konkret freigegeben hat.
Genau diese Lücke schließt die Vorlage.
Freigabecheck-Vorlage herunterladen (Excel)
Was die Datei wirklich leistet
Die Excel-Datei ist nicht nur ein Inventar. Sie ist ein kleines Arbeitswerkzeug für die Entscheidung: freigeben, kontrolliert testen, prüfen oder stoppen.
Sie enthält:
eine Startseite mit Übersicht: Wie viele Assistenten sind erfasst, freigegeben, zu prüfen oder gestoppt?
eine Freigabe-Liste mit Owner, Datenklasse, externer Datenübertragung, Systemrechten, Wirkung, menschlicher Prüfung und Freigabestatus,
Dropdowns und automatische Hinweise, damit offene Punkte sichtbar werden,
Beispiele, an denen man sofort sieht, wie eine saubere Zeile aussieht,
klare Kriterien, damit IT und Fachbereich dieselben Fragen beantworten.
Erfasst wird jede KI, die im Arbeitsablauf tatsächlich benutzt wird – egal ob sie zentral beschafft wurde, in einer Fachanwendung steckt oder als eigener Assistent gebaut wurde.
So entsteht der Ist-Stand in 30 Minuten
0–10 Minuten: Was läuft wirklich?
IT und Fachbereich tragen nur Systeme ein, die heute tatsächlich benutzt werden. Für jeden Assistenten reichen zunächst vier Angaben: Name, Zweck, Fachbereich und verantwortliche Person (Owner).
Fehlt der Owner, fehlt die Verantwortung. Die Vorlage markiert das entsprechend.
10–20 Minuten: Was darf das System?
Jetzt werden die Fragen beantwortet, die für eine Freigabe entscheidend sind:
Welche Daten verarbeitet der Assistent?
Werden Daten an einen externen Anbieter übertragen?
Darf er nur Text vorschlagen, Daten lesen, schreiben oder selbst Aktionen auslösen?
Kann sein Ergebnis Menschen oder Geschäftsabläufe direkt beeinflussen?
Prüft ein Mensch, bevor etwas nach außen oder in ein System wirkt?
Wurde geprüft, ob Transparenz oder Kennzeichnung erforderlich ist?
Das ist der Unterschied zwischen „wir nutzen KI“ und einem belastbaren Ist-Stand.
20–30 Minuten: Eine Entscheidung pro Zeile
Am Ende bekommt jeder Assistent genau einen Status:
Freigegeben: Zweck, Owner, Daten, Rechte und Kontrolle sind geklärt; Freigebende Person und Prüftermin sind dokumentiert.
Pilot: kontrollierter Test mit klarer Begrenzung und menschlicher Prüfung.
Prüfen: mindestens ein wesentlicher Punkt ist noch unklar – zum Beispiel Datenübertragung, Rechte oder menschliche Kontrolle.
Stopp: die Nutzung ist nicht freigegeben oder soll bis zur Klärung nicht weiterlaufen.
Zu offenen Punkten gehören eine konkrete Maßnahme und eine Frist. Damit wird aus der Liste eine Arbeitsgrundlage statt einer Ablage.
Die wichtigste Regel
Kein neuer KI-Assistent ohne eine Zeile in der Liste.
Das bedeutet nicht, dass jede Nutzung durch ein großes Freigabeprojekt muss. Es bedeutet nur: Wer ein neues System produktiv einsetzt, muss sichtbar machen, wofür es genutzt wird, welche Grenzen gelten und wer verantwortlich ist.
Die automatische Ampel in der Datei ist dabei bewusst nur eine Arbeitshilfe. Sie ersetzt keine Datenschutz-, Informationssicherheits- oder Rechtsprüfung.
Warum das gerade jetzt sinnvoll ist
Das NIST AI Risk Management Framework empfiehlt ausdrücklich, KI-Systeme organisationsweit zu inventarisieren und Verantwortlichkeiten für dieses Inventar festzulegen. Ein vollständiger Bestand schafft erst die Grundlage, um Fragen zu einzelnen Systemen und zum gesamten KI-Einsatz zuverlässig beantworten zu können.
In der EU gelten außerdem seit 2. August 2026 die Transparenzpflichten aus Artikel 50 des AI Act für bestimmte KI-Systeme, darunter bestimmte interaktive und generative Anwendungen. Das heißt nicht, dass für jeden Assistenten dieselbe Pflicht gilt. Aber ohne Übersicht lässt sich nicht sauber prüfen, welches System überhaupt unter welche Anforderung fällt.
Was nach 30 Minuten vorliegen soll
Nicht ein Konzeptpapier. Eine belastbare Liste:
Welche KI-Assistenten sind im Einsatz?
Wer ist verantwortlich?
Welche Daten und Rechte haben sie?
Wo ist menschliche Kontrolle eingebaut?
Was ist freigegeben, was muss geprüft werden, was ist gestoppt?
Wer erledigt den nächsten offenen Punkt – und bis wann?
Genau dafür ist die Vorlage gebaut.
Freigabecheck als Excel herunterladen
Zum Hintergrund: Viele KI-Assistenten – aber niemand weiß, wer sie freigegeben hat.
Quellen
Transparenz: Konzept, Auswahlkriterien und inhaltliche Vorgaben stammen von Christian Hohlfeld. Recherche und Formulierung wurden nach diesen Vorgaben mit KI-Werkzeugen unterstützt. Redaktionell geprüft und verantwortlich: Christian Hohlfeld.